لایو مشترک با دکتر شاکری؛ ششم آبان ماه
موضوع: مدیریت زمان
ما از سال ۱۳۸۵ مجموعه مدیران ایران را راه‌اندازی کردیم. در حوزه مدیریت هر کاری برای دانش و بینش مدیران انجام خواهیم داد. دغدغه همیشگی من بهتر شدن است. مدیریت زمان یکی از چیزهایی بود که من همیشه در آن ضعف داشتم و به صورت اتفاقی وارد حوزه مدیریت زمان شده و مجبور به تقویت آن شدم. با برگزاری کلاس‌های آموزشی، دوره‌های مختلف و آزمون و خطاهای بسیار، در نهایت به چاپ کتاب «چرا مدیریت زمان جواب نمی‌دهد؟» رسیدم. آدم‌ها هر چیزی را که بلد نیستند درس می‌دهند. آموزش تکنیک و راه‌های مدیریت زمان کار بسیار آسانی است اما اجرا کردن آن بسیار دشوار است. از آن جا که به آموزش مدیریت زمان می‌پرداختم لازم بود تا این تکنیک‌ها را در زندگی خود عملی کنم. «هرم مدیریت زمان» چیزی است که در نهایت به ساخت آن رسیدم. مدیریت زمان چهار وجه دارد که اگر این چهار اولویت را رعایت کنیم زندگی بسیار بهتری خواهیم داشت.
قبل از آنکه وارد هرم شویم، باید کار خود را مشخص کنیم. یکی از دلایل اصلی شروع نکردن کارهایی که تصمیم انجام آن را داریم این است که کار را مانند یک پروژه بزرگ برای خود مجسم می‌کنیم، یک پروژه بزرگ هرگز قابل اجرا نیست جز اینکه آن را به قطعات کوچک تبدیل کنیم. جابه‌جا کردن کوه غیرممکن است اما می‌توان برای جابه‌جایی کوه، از جابه‌جایی سنگ‌ریزه‌ها شروع کرد. خرد کردن کارها تا حد ممکن مهم‌ترین چیز است. فرض کنید میخواهید لاستیک پنچر یک ماشین را تعویض کنید، این کار را به اجزاء کوچک تقسیم کنید. در صندوق را باز می‌کنیم، وسایل اضافی صندوق را خالی می‌کنیم تا به جک و زاپاس برسیم، جک را در می‌آوریم، آچار چرخ را در می‌آوریم، قفل لاستیک زاپاس را باز می‌کنیم، جک را زیر ماشین می‌گذاریم، پیچ‌های لاستیک را شل می‌کنیم و… . یک پروژه، مجموعه‌ای از چند کار است. تمام کارهایتان را زمین بزنید و خرد کنید تا قابل انجام باشد. اکنون که میخواهید کار خود را شروع کنید میتوانید آن را درون هرم مدیریت زمان ببرید.
فرض کنید قصد دارید چشم خود را عمل کنید. پروژه عمل کردن چشم یک پروژه سخت و سنگین است. اگر بخواهیم این کار را خرد کنیم، در گام اول باید لیست یکسری از پزشکان مربوط را از اینترنت در بیاوریم، سپس به آن‌ها مراجعه و تحقیق کنیم، از دکتر برای عمل وقت بگیریم، اگر شاغل هستیم مرخصی بگیریم و… . گام اول پیدا کردن پزشک در اینترنت بود. آیا شما میتوانید گام اول را حذف کنید؟ خیر.
یکی از مشکلاتی که در مدیریت زمان وجود دارد این است که نمیتوانیم درست نه بگوییم. اولین وجه در مدیریت زمان «حذف کردن» است. نه گفتن را یاد بگیرید، بیشتر نه بگویید تا بله. اشتباه افراد باهوش و نابغه در این است که به همه بله می‌گویند. یکی از آشنایان من که افسر نیروهای انتظامی بود این جمله را به من یاد دادند که «من نه گفتن را از قاچاقچیان آموختم»، زیرا به همه چیز نه می‌گفتند و زمانی که از آن‌ها پرسیدم چرا شما به همه چیز نه می‌گویید پاسخ دادند که ما فکر می‌کنیم سؤالات شما مانند یک چاقو زیر گلوی ما هستند و اگر به شما بله بگوییم گلوی ما را پاره خواهد کرد.
اگر نه بگویید مسئولیت کم‌تری بر عهده شما خواهد بود و زمان بیشتری برای بله‌های مهم‌تر خواهید داشت. تلاش کنید تا از امروز نه گفتن را تمرین کنید. حذف کردن و دل کندن جرأت می‌خواهد. استیو جابز می‌گوید: «من در طول چند سالی که در اپل بودم، به بسیاری از پروژه‌ها و جلسات نه گفتم». این مسئله در فرهنگ و خون مردمان ایران وجود دارد که نمیتوانیم به آسانی از هر چیزی بگذریم زیرا معتقدیم هر چیز که خار آید یک روز به کار آید. بنابراین نمیتوانیم از ارتباطات خود بگذریم زیرا فکر می‌کنیم شاید روزی به این ارتباط نیاز داشته باشیم و در نهایت از نه گفتن در بسیاری از موارد عاجز هستیم. حتی در بسیاری از موارد دیگر مانند دور انداختن لوازم خانه، لباس‌های کهنه و… هم حذف کردن و دل کندن برای ما سخت است. با عقل جلوی قلب خود بایستید و نه گفتن را بیاموزید.
معرفی کتاب: کتاب «روانشناسی اعتراض» که در آن یاد می‌گیریم چگونه جلوی خواسته‌های دیگران بایستیم و کتاب «۲۰۵ راه برای نه گفتن» که ایده‌های جالبی برای نه گفتن ارائه می‌کند.
در ایران و فرهنگ ایرانی نه گفتن بسیار سخت است. یکی از چیزهایی که باید در نه گفتن تمرین کنیم؛ نه گفتن به همکاران خود است. احتمالا برایتان پیش آمده است که در حال انجام کار خود هستید و ناگهان همکار شما سؤالی می‌پرسد یا کاری از شما می‌خواهد که به او پاسخ بله داده‌اید و با این کار زمان زیادی از شما تلف شده است.
هر کار را مانند یک میمون تصور کنید که روی دوش شما قرار می‌گیرد. اگر کار کسی را قبول کنید یک میمون از دوش طرف مقابل برمی‌دارید و به تعداد میمون‌های خود اضافه می‌کنید. بنابراین یاد بگیرید در گام اول مدیریت زمان حذف کردن و نه گفتن را یاد بگیرید. یکی از روش‌های خوب برای نه گفتن این است که ابتدا همدردی مثبت کنیم سپس نه بگوییم. به خاطر خود و عزت‌نفس خود هرگز دروغ نگویید، برای نه گفتن دلیل‌تراشی نکنید، هر آنچه که حقیقت دارد را بیان کنید. فرض کنید شخصی از شما پول می‌خواهد، بهترین کار این است که به صراحت بگویید ببخشید من نمی‌توانم این کار را بکنم و بدترین کار این است که به دروغ بگویید من چک دارم و نمی‌توانم این کار را انجام بدهم. راستگویی باعث خواهد شد که نه گفتن در دفعات بعد نیز آسان‌تر شود. برخی از کارهای روزمره زندگی قابل حذف کردن نیستند اما می‌توان آن‌ها را جایگزین کرد. به عنوان مثال تفریح کردن؛ فرض کنید میخواهید زمان فراغت خود را در فضای مجازی بگذرانید اما بهتر است این کار را با مشاهده یک فیلم خوب و آموزنده، بازی کردن با فرزند خود، پیاده‌روی، ورزش، خواندن کتاب و دیگر کارهای مثبت جایگزین کنید.
حال با توجه به مثال عمل کردن چشم ما نمیتوانیم گام اول (پیدا کردن پزشک مناسب) را حذف کنیم، بنابراین وارد مرحله دوم خواهیم.
وجه دوم هرم مدیریت «واگذاری» است. کارهایی که قابل حذف شدن نیستند را واگذار کنید. به عنوان مثال از مادر یا خواهر خود بخواهید لیستی از پزشکان را برای شما پیدا کنند. زمانی که بتوانید کارهای کوچک خود را به دیگران واگذار کنید زمان زیادی را برای خود آزاد می‌کنید. اگر میتوانید کاری را واگذار کنید حتما این کار را انجام بدهید. متأسفانه اکثر افراد فقط خودشان را قبول دارند، تا زمانی که بخواهید صفر تا صد کاری را خودتان انجام بدهید هرگز در مسیر رشد قرار نخواهید گرفت و مجموعه کاملا به شما وابسته خواهد شد. با واگذاری کارها زمان بیشتری آزاد خواهد شد، کیفیت کارها بالاتر خواهد رفت، دردسرهای شما کم‌تر خواهد شد و در برخی موارد باعث کاهش هزینه‌ها و سود بیشتر خواهد شد. قبول کنید که ممکن است دیگران خیلی بهتر از شما یک کار را انجام بدهند. برخی سایت‌های ایرانی مانند پونیشا، پارس کدرز و انجام میدم در زمینه واگذاری برخی کارها بسیار مفید هستند. در واگذاری کارها باید نتیجه یا فرآیند انجام کار را دقیق و شفاف بیان کنید.
یک نکته بسیار مهم در واگذاری این است که ما نباید کارهای اصلی خود را واگذار کنیم. به عنوان مثال کدام محصول خود را چند برابر تولید کنیم؟ کدام محصولات را در پکیج قرار بدهیم؟ به کدام سازمان‌ها بفروشیم یا نفروشیم؟ و… . به عبارت دیگر کارهایی که نیاز به فکر کردن دارند و با توجه به سیاست‌های سازمان باید تصمیم‌‌گیری انجام گیرد نباید واگذار شوند.
وجه سوم هرم مدیریت زمان «زمان‌بندی» است. آیا کاری که می‌خواهیم انجام بدهیم باید الان انجام شود یا می‌توانیم آن را به زمان دیگری موکول کنیم؟ اگر میخواهید کار خود را به زمان دیگری موکول کنید برای آن زمان‌بندی کنید. به عنوان مثال شنبه ساعت ۱۰ صبح فلان کار را انجام بدهید. یادتان باشد که حتما برای موکول کردن کار به زمان دیگر، باید کار را به یک زمان دقیق موکول کنید. کاری که بدون در نظرگرفتن زمان دقیق به روزهای دیگر موکول می‌شود هرگز انجام نخواهد شد، از شنبه می‌خواهم ورزش کنم، از شنبه رژیم بگیرم، از شنبه کتاب‌خوان شوم و… . برای مدیریت زمان از هر ابزاری که میخواهید استفاده کنید اما فقط از همان یک ابزار استفاده کنید. ابزارهایی مانند سررسید، یادداشت موبایل، Google Calendar، تِرِلو، یادداشت روی دیوار و… . استفاده از چند ابزار باعث سردرگمی و بی‌نظمی خواهد شد. اگر میخواهید از چند ابزار استفاده کنید آن‌ها را دسته‌بندی کنید، به عنوان مثال کارهای روزانه را در سررسید یادداشت کنید و کاری که باید یک ماه دیگر انجام بدهید را در Google Calendar یادداشت کنید تا به شما یادآوری کند.
وجه چهارم در مدیریت زمان «انجام دادن» است. مهم‌ترین نکته در انجام دادن و گام آخر مبارزه با وقفه‌هاست. اولین تکنیک برای مبارزه با وقفه‌ها، تکنیک پامادورو است. یک آَشپز ایتالیایی برای آنکه غذاهایش نسوزد یک ساعت تخم‌مرغی را کوک می‌کرد تا بیست و پنج دقیقه بعد زنگ بخورد و زمانی که ساعت زنگ می‌خورد برمی‌گشت و غذای خود را خاموش می‌کرد. یک پامادورو بیست و پنج دقیقه‌ای برای خود تنظیم کنید و این بیست و پنج دقیقه را فقط و فقط به کاری که باید انجام بدهید اختصاص دهید. اگر به ناچار وقفه‌ای در این بیست و پنج دقیقه افتاد دوباره زمان خود را صفر کرده و از ابتدا بیست و پنج دقیقه دیگر تنظیم کنید. رعایت کردن پامادورو به شدت سخت است اما بهره‌وری شما را به طرز عجیبی بیشتر خواهد کرد.
یادتان باشد که همیشه تلاش کنید تا امروز یک قدم بهتر از دیروز باشید و این بسیار ارزشمند است.
